Prompt pour écrire un mail de refus poli

Un bon mail de refus dit non dès les premières lignes, donne une raison courte et vraie, propose si possible une alternative, et ferme la porte proprement ou la laisse entrouverte selon ce que vous voulez. Le prompt de cette page vous demande de préciser ces trois choix (raison, alternative, porte ouverte ou non) ; l'assistant s'occupe de la formulation.

Le prompt de refus général

Tu m'aides à écrire un mail de refus professionnel, clair et courtois.

La demande reçue : [résumé ou copie de la demande, sans coordonnées]
Qui la fait : [client / fournisseur / partenaire / association / collègue], relation [à préserver / ponctuelle]
Ma décision : non, et ce refus est [définitif / valable pour cette fois].
La raison, en une phrase vraie : [raison]
Une alternative que je peux proposer : [alternative précise / aucune]
Pour la suite : [je reste ouvert à une autre demande / je ne souhaite pas être recontacté sur ce sujet]

Tâche : rédige le mail.
Contraintes :
- le refus apparaît dans les deux premières phrases ;
- une seule raison, sans excuse répétée ;
- ton [cordial / sobre], vouvoiement, 120 mots au plus, en paragraphes courts ;
- aucune promesse, aucune formule qui laisse croire que je pourrais changer d'avis si le refus est définitif.
Propose aussi un objet de mail neutre.

La documentation d'Anthropic sur le prompting conseille de dire à l'assistant ce qu'il doit faire plutôt que ce qu'il ne doit pas faire. C'est pourquoi le prompt exige que le refus figure « dans les deux premières phrases », au lieu de simplement demander de « ne pas tourner autour du pot ».

À vérifier dans la réponse :

• Le non est clair. Les formules « nous ne sommes malheureusement pas en mesure, pour le moment, d'envisager… » diluent la décision : préférez « nous ne pourrons pas… ».
• La raison donnée est celle que vous avez fournie, pas une raison plus « acceptable » ajoutée par l'assistant.
• L'alternative est réelle et vous pouvez la tenir.

Refuser une demande de remise à un client

Le cas le plus courant en PME, et le plus sensible : on veut garder le client.

Un client habituel me demande une remise de [X %] sur [commande / devis].
Je refuse la remise, parce que [raison : prix déjà ajusté, coût des matières, volume trop faible].
Je peux proposer à la place : [frais de port offerts / délai de paiement / remise à partir d'un certain volume / rien].
Rédige un mail de 100 mots au plus, chaleureux mais sans ambiguïté, qui remercie pour la fidélité et termine par une question qui l'invite à confirmer sa commande.

Refuser l'offre d'un fournisseur ou d'un partenaire

Un fournisseur m'a envoyé une proposition pour [objet], après [un rendez-vous / une démonstration / un devis].
J'ai choisi une autre solution / je reporte le projet / je ne donne pas suite.
Rédige un mail de 90 mots au plus qui le remercie pour le temps passé, annonce la décision sans entrer dans le détail de la comparaison, et indique si je souhaite rester en contact.
Ne mentionne ni le nom ni le prix du concurrent retenu.

À vérifier : n'envoyez jamais au fournisseur écarté les éléments d'une offre concurrente, même résumés.

Refuser un délai ou une modification de dernière minute

On me demande de [livrer plus tôt / modifier la commande / ajouter une prestation] pour le [date].
Ce n'est pas possible parce que [raison].
Ce que je peux faire : [autre date / partie de la demande / rien].
Rédige un mail ferme et cordial de 80 mots au plus, qui commence par ce que je peux faire, puis dit clairement ce que je ne peux pas faire.

Commencer par ce qui est possible fonctionne bien quand une alternative existe. Sans alternative, gardez l'ordre du prompt général : le refus d'abord.

Décliner une invitation ou une sollicitation

Événement, salon, demande de partenariat, interview, sponsoring associatif : le refus doit rester bref.

Je décline [l'invitation / la demande de partenariat / la sollicitation] de [type d'organisation] pour [objet, date].
Raison : [indisponibilité / hors de nos priorités cette année / budget déjà engagé].
Rédige trois versions de 50 mots au plus : une qui laisse la porte ouverte pour une prochaine fois, une neutre, une qui indique que ce type de demande ne nous concerne pas.

Les trois choix à faire avant de lancer le prompt

Si vous ne savez pas répondre à l'une de ces trois questions, l'assistant ne le saura pas non plus : il choisira la formule la plus vague, et votre refus sera mal compris.

Quand le refus provoque une réponse insistante ou agressive, passez à la page mail ferme mais poli.