Peut-on réclamer l'indemnité de 40 € dès la première relance ?

Entre professionnels, Entreprendre Service-Public indique qu'elle est due pour chaque facture payée en retard et qu'elle doit figurer dans vos conditions générales de vente et sur vos factures. Vérifiez que c'est le cas avant de la réclamer.

Un mail de relance suffit-il comme mise en demeure ?

Entreprendre Service-Public cite trois formes de mise en demeure : la sommation par commissaire de justice, la lettre recommandée avec accusé de réception rédigée en termes clairs et formels, ou une clause du contrat. Un simple mail n'en fait pas partie.

Prompt pour relancer une facture impayée par mail

Pour relancer une facture impayée avec un assistant IA, donnez-lui les faits (numéro de facture, montant, date d'échéance, nombre de jours de retard, relances déjà faites) et le niveau de relance voulu : rappel courtois, deuxième relance plus ferme, ou dernière relance avant mise en demeure. L'assistant rédige ; c'est vous qui vérifiez les montants et le rappel des pénalités, qui doivent correspondre à vos conditions générales de vente.

Cette page concerne les factures adressées à des professionnels. Pour un client particulier, Entreprendre Service-Public indique que le paiement est en général exigible immédiatement, et les règles de pénalités décrites plus bas ne s'appliquent pas de la même façon.

Relance 1 : le rappel courtois

À envoyer quelques jours après l'échéance. On part du principe d'un oubli.

Tu es responsable de la facturation d'une PME. Tu écris des relances courtoises et précises.

Faits :
- Client : [type d'entreprise ; prénom de mon interlocuteur si je le connais]
- Facture n° [numéro] du [JJ/MM/AAAA], montant TTC [montant] €
- Échéance : [JJ/MM/AAAA], soit [nombre] jours de retard
- Moyen de paiement attendu : [virement, coordonnées bancaires sur la facture]

Tâche : rédige un premier mail de relance.
Contraintes :
- 90 mots au plus, ton cordial, aucun reproche ;
- rappelle numéro, montant et échéance dans une phrase ;
- propose de renvoyer la facture et demande de signaler tout problème sur la facture ;
- n'ajoute aucun montant de pénalité dans ce premier mail.
Objet : clair, avec le numéro de facture.

À vérifier : le numéro, le montant et la date doivent être recopiés depuis votre logiciel de facturation, pas depuis la réponse de l'assistant.

Relance 2 : plus ferme, avec les conditions

Environ deux semaines plus tard, sans réponse ni paiement.

Le client n'a ni payé ni répondu à ma relance du [JJ/MM/AAAA].
Mes conditions générales de vente prévoient : pénalités de retard au taux de [taux prévu dans mes CGV] et indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.
Rédige une deuxième relance :
- 120 mots au plus, ton ferme et poli ;
- rappelle la première relance et sa date ;
- indique que des pénalités de retard et l'indemnité de 40 € sont prévues par nos conditions et sur la facture, sans calculer de montant ;
- demande le paiement ou une date de paiement avant le [JJ/MM/AAAA] ;
- propose un échange téléphonique si une difficulté existe.

À vérifier : ne mentionnez les pénalités et l'indemnité que si elles figurent bien dans vos CGV et sur la facture. Si vous voulez chiffrer les pénalités, faites le calcul vous-même ou avec votre expert-comptable.

Relance 3 : la dernière relance avant mise en demeure

Toujours sans paiement après mes relances du [date 1] et du [date 2].
Rédige un dernier mail de relance :
- 130 mots au plus, ton formel ;
- récapitule les faits (facture, montant, échéance, relances) ;
- annonce qu'à défaut de paiement avant le [JJ/MM/AAAA], j'enverrai une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ;
- reste factuel : aucune menace autre que cette étape, aucun jugement sur le client.

Si le client répond qu'il conteste la facture, arrêtez la séquence : Entreprendre Service-Public conseille, quand l'impayé découle d'un litige, de chercher d'abord une solution avec le client.

Les règles à connaître entre professionnels

D'après la fiche « Délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard » d'Entreprendre Service-Public (vérifiée le 07/08/2026) :

Règle	Ce que dit la fiche
Délai de paiement par défaut	30 jours après réception de la marchandise ou exécution de la prestation
Délai maximum convenu	60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si c'est prévu au contrat
Taux minimum des pénalités	3 fois le taux de l'intérêt légal, soit 8,25 %
Taux recommandé par le Code de commerce	Taux de refinancement de la BCE (Banque centrale européenne) majoré de 10 points : 12,40 % pour le 2e semestre 2026
Point de départ	Le lendemain de la date de règlement inscrite sur la facture
Rappel nécessaire ?	Non : les pénalités s'appliquent sans rappel ni mise en demeure
Indemnité forfaitaire	40 € par facture payée en retard, une seule fois par facture, à mentionner dans les CGV et sur les factures
Frais supérieurs à 40 €	Indemnisation complémentaire possible, sur justificatifs

La fiche « Recouvrement amiable » (vérifiée le 27/11/2024) précise que la relance n'est pas une étape obligatoire et recommande, si elle échoue, de passer à la mise en demeure plutôt que de multiplier les relances. En cas d'échec du recouvrement amiable, la voie judiciaire (injonction de payer notamment) prend le relais.

Ces repères aident à rédiger ; ils ne remplacent pas l'avis de votre expert-comptable ou d'un avocat sur un dossier précis, en particulier avant une mise en demeure.

Ce qu'il faut garder pour vous

Pour rédiger une relance, l'assistant n'a pas besoin de la raison sociale du client, de son adresse ni de l'historique de ses paiements : « une PME cliente, facture n° 2026-118 de 1 450 € » suffit, et vous ajoutez le nom en copiant le texte dans votre messagerie. La CNIL recommande d'éviter autant que possible la saisie de données personnelles dans ces outils ; pour un impayé, cela vaut aussi pour le nom du gérant d'une entreprise individuelle, qui est une personne.

Garder une trace

Classez chaque relance avec sa date dans le dossier du client : si vous devez aller jusqu'à la mise en demeure ou à l'injonction de payer, cet historique vous servira. Pour la relance d'un fournisseur ou d'un partenaire qui ne répond pas, sans enjeu de paiement, utilisez plutôt la page relancer sans réponse.