Prompts pour écrire vos mails professionnels avec l'IA
Des prompts prêts à copier pour écrire, raccourcir et corriger vos mails professionnels, situation par situation.
Ce site donne des prompts prêts à copier pour les mails professionnels de tous les jours : répondre, refuser, relancer, s'excuser, annoncer une mauvaise nouvelle, demander une information, écrire en anglais, ou rendre plus court et plus clair un mail déjà écrit. Chaque page traite une situation, avec le prompt à remplir entre crochets et ce qu'il faut relire dans la réponse avant d'appuyer sur « Envoyer ».
Ouvrez votre messagerie d'un côté, votre assistant de l'autre : le prompt se colle, le brouillon revient, vous le relisez avant d'envoyer. Les prompts demandent toujours à l'assistant de poser ses questions quand une information manque, au lieu d'inventer un délai, un montant ou une excuse.
Répondre et demander
- Répondre à un mail reçu : partir du message reçu et de vos points de réponse, pas d'une page blanche.
- Demander une information ou un document : une demande claire, avec un délai, qu'on peut traiter en une fois.
- Relancer quelqu'un qui ne répond pas : fournisseur, partenaire, administration ou collègue.
- Remercier sans formule creuse : après un service rendu, une recommandation, une collaboration.
Les mails délicats
- Refuser poliment : une demande de remise, une candidature spontanée, une invitation, un projet.
- S'excuser auprès d'un client : retard, erreur de livraison, rendez-vous manqué.
- Annoncer une hausse de prix : expliquer, prévenir à temps, garder le client.
- Rester ferme mais poli : poser une limite, répondre à un ton agressif, recadrer une demande.
- Relancer une facture impayée : trois niveaux de relance, avec les règles de pénalités de retard entre professionnels.
Retravailler un mail déjà écrit
- Corriger et améliorer un mail : orthographe, clarté, ton, sans changer le fond.
- Raccourcir un mail trop long : garder l'essentiel en moitié moins de mots.
- Écrire un mail professionnel en anglais : rédiger directement en anglais, au bon niveau de formalité.
Deux règles propres aux mails
Un mail engage celui qui l'envoie, pas l'assistant. Un délai, un montant, une excuse ou une promesse écrits par l'IA deviennent les vôtres dès l'envoi. La CNIL rappelle que les réponses de ces outils peuvent être inexactes tout en paraissant plausibles et recommande de ne pas les reproduire telles quelles : relisez chaque chiffre, chaque date et chaque nom propre, surtout dans les mails à un client.
Collez le minimum nécessaire. Pour répondre à un mail, l'assistant a besoin du contenu du message, pas de la signature de l'expéditeur, de son numéro de portable ni de l'historique complet du fil. Retirez ce qui ne sert pas à la réponse avant de coller ; chaque page du site précise ce qui, dans sa situation, mérite d'être laissé de côté.
Écrire comme vous, pas comme une machine
La documentation d'Anthropic sur le prompting indique que quelques exemples bien choisis sont l'un des moyens les plus fiables d'orienter le ton et la structure des réponses. Pour vos mails, gardez deux ou trois messages que vous trouvez réussis et collez-les en début de conversation avec la consigne « reprends mon style, pas le contenu ». Le résultat sera plus proche de votre façon d'écrire que n'importe quelle consigne du type « ton professionnel et chaleureux ».
Pour apprendre à construire vos propres prompts, au-delà des mails, rendez-vous sur l'accueil de la famille : Promptum, écrire un bon prompt.
Toutes les pages
- Prompt pour annoncer une hausse de prix par mail
Prompts pour annoncer une hausse de tarif à vos clients : mail général, client important, réponse à une contestation. Prévenir, expliquer, garder.
- Prompt pour corriger et améliorer un mail avant envoi
Prompts pour relire un mail : corriger orthographe et grammaire sans toucher au fond, clarifier, ajuster le ton, et voir chaque modification.
- Prompt pour écrire un mail d'excuses à un client
Prompts pour s'excuser par mail auprès d'un client : retard, erreur de commande ou de facture, rendez-vous manqué. Reconnaître, expliquer, réparer.
- Prompt pour écrire un mail de refus poli
Prompts pour dire non par mail sans froisser : refuser une remise, une offre de fournisseur, un délai ou une invitation, avec ou sans alternative.
- Prompt pour écrire un mail professionnel en anglais
Prompts pour écrire un mail en anglais à partir de vos idées en français : bon niveau de formalité, retraduction de contrôle, faux amis, réponse.
- Prompt pour raccourcir un mail trop long
Prompts pour réduire un mail de moitié sans perdre l'essentiel : version courte, version en trois lignes, tri de ce qui peut partir en pièce jointe.
- Prompt pour relancer quelqu'un qui ne répond pas
Prompts pour relancer par mail un fournisseur, un partenaire, un collègue ou un organisme sans réponse : première relance, relance ferme, escalade polie.
- Prompt pour relancer une facture impayée par mail
Trois prompts pour relancer une facture impayée, du rappel à la dernière relance, avec les règles des pénalités de retard et de l'indemnité de 40 €.
- Prompt pour répondre à un mail professionnel
Prompts pour répondre à un mail reçu : à partir de vos points de réponse, en plusieurs tons, à un mail à plusieurs questions ou à un fil trop long.
- Prompt pour un mail de demande d'information
Prompts pour demander une information ou un document par mail à un client, un fournisseur, une administration ou un collègue, avec un délai clair.
- Prompt pour un mail de remerciement professionnel
Prompts pour remercier par mail un client, un partenaire qui vous recommande, un intervenant ou votre équipe, avec un détail précis plutôt qu'une formule.
- Prompt pour un mail ferme mais poli
Prompts pour poser une limite par mail sans hausser le ton : répondre à un message agressif, recadrer une demande hors périmètre, rappeler un engagement.