Prompt pour répondre à un mail professionnel

Pour répondre à un mail avec un assistant IA, collez le message reçu, puis donnez en quelques mots ce que vous voulez répondre (oui, non, sous conditions, avec quelles informations). L'assistant se charge de la forme : ordre des réponses, ton, formules d'ouverture et de fin. C'est cette répartition qui fait gagner du temps sans risque : le fond vient de vous, la mise en mots de l'assistant.

La réponse standard, à partir de vos points

Tu m'aides à répondre à un mail professionnel.

Le mail reçu :
<mail>
[coller le message, sans la signature ni les coordonnées de l'expéditeur]
</mail>

Qui m'écrit : [client / fournisseur / partenaire / collègue], relation [nouvelle / habituelle / tendue]
Ce que je veux répondre, en vrac :
- [point 1 : par exemple « oui pour la livraison le 12 »]
- [point 2 : « non pour la remise, mais frais de port offerts »]
- [point 3 : « demander le bon de commande signé »]

Tâche : rédige ma réponse.
Contraintes :
- reprends ses questions dans l'ordre où il les pose, et réponds à chacune ;
- n'ajoute aucune information, aucun engagement, aucun délai que je ne t'ai pas donné ;
- [vouvoiement / tutoiement], ton [cordial et direct], 150 mots au plus ;
- termine par la prochaine étape attendue.
Si le mail reçu contient une question à laquelle mes points ne répondent pas, signale-la avant de rédiger.

À vérifier dans la réponse :

• Toutes les questions du mail reçu ont une réponse. L'oubli le plus fréquent est la question posée en fin de message, après la formule de politesse.
• Aucune phrase n'engage l'entreprise au-delà de vos points (« nous ferons notre possible pour… » est un engagement).
• Le prénom, le nom et la fonction de votre correspondant sont corrects.

Trois versions, du plus formel au plus direct

Quand vous hésitez sur le ton, demandez plusieurs versions plutôt que de corriger une seule.

À partir des mêmes éléments, propose trois versions de ma réponse :
1. formelle (premier échange, interlocuteur que je ne connais pas) ;
2. cordiale (client habituel) ;
3. très directe (collègue, en trois lignes).
Indique pour chacune la formule d'ouverture et de fin choisie.

Un mail avec beaucoup de questions

Certains mails mélangent cinq ou six demandes. Mieux vaut d'abord les faire lister.

Liste toutes les questions et demandes contenues dans ce mail, numérotées, en une ligne chacune, sans y répondre : [coller le mail].

Répondez ensuite numéro par numéro dans le prompt suivant (« 1 : oui ; 2 : je ne sais pas encore, réponse le 20 ; 3 : non »), et demandez la rédaction. La réponse finale gagne à reprendre la numérotation : votre correspondant voit qu'aucun point n'a été oublié.

Un fil trop long pour s'y retrouver

Voici un fil de mails de [nombre] messages : [coller].
Avant que je réponde : résume en cinq lignes où en est la discussion, ce qui a été décidé, ce qui reste en suspens et ce qu'on attend de moi.

À vérifier : comparez le résumé avec les deux derniers messages. Un fil long contient souvent une décision revenue en arrière, que l'assistant peut manquer.

Ce que l'assistant doit savoir, ce qu'il n'a pas besoin de voir

Pour les messages qui viennent de clients, la CNIL conseille de ne soumettre que les informations que vous êtes autorisé à partager et rappelle que les contenus saisis dans un service grand public peuvent être réutilisés par le fournisseur si le réglage n'est pas désactivé. Un mail de client se répond très bien en remplaçant son nom par « le client ».

Quand la réponse dépend de vos documents internes

La documentation d'Anthropic sur le prompting compare l'assistant à un nouvel employé brillant qui manque de contexte sur vos normes et vos habitudes. Pour une question sur vos conditions de vente, vos délais ou une procédure interne, il faut donc lui coller le passage concerné à chaque fois. Si ces questions reviennent souvent, vous pouvez regarder une solution d'entreprise comme ALMA, la plateforme IA pour PME éditée par IArche.

Pour un message reçu auquel il faut dire non, passez à la page refuser poliment par mail.