Prompt pour relancer quelqu'un qui ne répond pas

Une relance qui obtient une réponse rappelle en une ligne ce qui a été demandé, dit ce qui bloque sans cette réponse, et rend la réponse plus facile qu'au premier mail (une question fermée, un choix entre deux options, une date). Le prompt de cette page part de votre premier message et de la conséquence du silence, et propose trois niveaux : rappel, relance ferme, escalade.

Cette page concerne les relances courantes : fournisseur qui tarde, partenaire, collègue d'un autre service, organisme. Pour une facture impayée, utilisez la page relancer une facture impayée, qui traite des pénalités de retard.

La première relance

Tu m'aides à relancer par mail quelqu'un qui ne m'a pas répondu, sans reproche.

Mon premier mail (envoyé le [JJ/MM/AAAA]) :
<mail>
[coller le mail, sans signature]
</mail>

Qui je relance : [fournisseur / partenaire / collègue d'un autre service / organisme], relation [bonne / neutre / déjà tendue]
Ce qui bloque sans sa réponse : [conséquence concrète : la commande ne peut pas partir, le dossier ne peut pas être déposé]
Date à laquelle j'ai besoin de la réponse : [JJ/MM/AAAA]

Tâche : rédige une première relance.
Contraintes :
- 70 mots au plus, à envoyer dans le même fil ;
- rappelle la demande en une phrase, sans recopier le premier mail ;
- rends la réponse plus facile : question fermée, choix entre deux options, ou demande d'une simple date ;
- pas de « je me permets de vous relancer », pas de reproche, pas d'ironie.

À vérifier dans la réponse :

• La relance se comprend sans relire le premier mail.
• La réponse demandée tient en une ligne.
• La conséquence est exprimée comme une information (« sans votre retour, la livraison du 24 ne pourra pas être tenue »), pas comme une menace.

La relance ferme

Une semaine plus tard, toujours rien, et le délai approche.

Toujours sans réponse après ma relance du [JJ/MM/AAAA].
Rédige une deuxième relance, ferme et polie, de 90 mots au plus :
- objet nouveau, explicite, avec la date limite ;
- récapitulatif : ma demande, mes deux messages précédents (dates), la date limite ;
- ce qui se passera si je n'ai pas de réponse à cette date : [je passe commande ailleurs / je décale le projet / je considère que vous êtes d'accord avec la proposition] ;
- une proposition pour débloquer : un appel de 10 minutes à [créneaux].

À vérifier : la conséquence annoncée est une décision que vous êtes prêt à prendre. Annoncer « je considère que vous êtes d'accord » n'a de sens que si cela ne pose pas de problème dans le cadre de votre relation ou de votre contrat.

L'escalade polie

Après deux relances, vous mettez en copie un responsable, ou vous écrivez à quelqu'un d'autre.

Mes deux relances au [fonction] sont restées sans réponse.
Je souhaite écrire à [son responsable / une autre personne du service], en mettant [fonction] en copie.
Rédige un mail de 110 mots au plus qui :
- présente la situation de façon factuelle (demande, dates des messages) ;
- ne met pas en cause la personne qui n'a pas répondu ;
- demande qui peut me répondre et pour quand ;
- reste cordial, comme si la personne était simplement débordée.

Relancer un collègue en interne

Le ton change en interne : plus direct, souvent tutoyé, mais la règle reste la même.

Je relance [collègue, service] sur [demande] faite le [JJ/MM/AAAA] par [mail / réunion].
On se [tutoie / vouvoie].
J'en ai besoin pour [raison concrète, avec date].
Écris un message de 40 mots au plus, direct et amical, qui propose de l'aider si la demande n'est pas claire ou si elle est trop lourde.

Les trois niveaux en un coup d'œil

Donner la raison du délai à l'assistant

La documentation d'Anthropic sur le prompting recommande d'expliquer à l'assistant pourquoi une consigne compte, pas seulement la consigne. Pour une relance, cela veut dire indiquer la vraie conséquence du silence : « sans ce plan, l'équipe ne peut pas commencer le chantier lundi » donne une relance concrète, que le destinataire peut prioriser ; « c'est urgent » donne une relance qui ressemble à toutes les autres.