Prompt pour raccourcir un mail trop long

Pour raccourcir un mail avec un assistant IA, donnez-lui le mail, un nombre de mots cible et la seule chose qui doit absolument rester (la demande, la décision, la date). Demandez-lui aussi la liste de ce qu'il a supprimé : vous vérifiez en dix secondes qu'aucun point important n'est parti.

Réduire de moitié en gardant l'essentiel

Tu es un éditeur qui raccourcit des mails professionnels sans changer leur sens.

Le mail :
<mail>
[coller le mail]
</mail>

Ce qui doit absolument rester : [la demande / la décision / la date / le montant]
Destinataire : [fonction, relation]
Longueur visée : [nombre] mots au plus (le mail actuel en fait environ [nombre]).

Tâche :
1. Réécris le mail à la longueur visée, en gardant mon ton et mes formules de politesse habituelles.
2. Place la demande principale dans les deux premières phrases si elle n'y est pas.
3. Sous le mail, liste en une ligne chacune les informations que tu as supprimées.
Ne change aucun chiffre, aucune date, aucun nom.

À vérifier dans la réponse :

• La liste des suppressions : si un point important y figure, demandez de le réintégrer en une phrase.
• Les nuances de ton : un mail raccourci peut devenir sec. Si c'est le cas, demandez « garde une phrase d'ouverture cordiale ».
• Les conditions et réserves (« sous réserve de… », « hors frais de port ») : ce sont souvent elles qui disparaissent, et elles comptent.

La version en trois lignes

Pour un destinataire très sollicité (dirigeant, acheteur), ou pour un message lu sur téléphone.

Réduis ce mail à trois lignes au plus :
ligne 1 : le contexte en quelques mots ;
ligne 2 : ce que je demande ou ce que j'annonce ;
ligne 3 : la date ou la prochaine étape.
Garde la formule de politesse, une seule.
[coller le mail]

Séparer le mail de ses annexes

Un mail long mélange souvent la demande et le dossier. Mieux vaut séparer.

Ce mail contient à la fois une demande et beaucoup d'informations de contexte : [coller].
Propose :
1. un mail court (80 mots au plus) avec la demande et un renvoi vers une pièce jointe ;
2. le contenu de la pièce jointe, organisé avec des titres, qui reprend toutes les informations de contexte.

À vérifier : la pièce jointe reprend bien tout ce que le mail d'origine contenait. Comparez les deux.

Comprendre pourquoi vos mails sont longs

Voici trois mails que j'ai envoyés récemment : [coller].
Sans les réécrire, dis-moi ce qui les allonge (formules d'introduction, répétitions, justifications, précautions oratoires, informations inutiles pour le destinataire) en citant une phrase de chaque mail.
Termine par trois consignes que je pourrais appliquer moi-même.

Ce que l'on peut presque toujours supprimer

Préciser plutôt qu'interdire

La documentation d'Anthropic sur le prompting conseille de dire à l'assistant ce qu'il doit faire plutôt que ce qu'il ne doit pas faire. « Fais plus court » laisse l'assistant décider ; « 80 mots au plus, la demande dans les deux premières phrases, une seule formule de politesse » lui donne une cible. C'est la différence entre une version un peu plus courte et une version vraiment utilisable.

Avant de coller un mail interne

Les mails trop longs sont souvent des mails internes qui racontent un dossier : un client nommé, un salarié absent, un litige en cours. Pour raccourcir, l'assistant n'a pas besoin des noms : remplacez-les par des rôles (« le client », « le chef d'équipe ») et remettez-les après. La CNIL rappelle qu'avec un service grand public, les contenus saisis peuvent être réutilisés par le fournisseur si l'option n'a pas été désactivée.

Si votre mail est court mais maladroit, la page corriger et améliorer un mail donne des prompts de relecture.