Prompt pour un mail de demande d'information

Un mail de demande d'information obtient une réponse quand le destinataire comprend en dix secondes ce qu'on lui demande, pourquoi, et pour quand. Le prompt de cette page part de votre besoin (quelle information, pour quoi faire, à quelle date) et produit un mail court, avec des questions numérotées auxquelles on peut répondre ligne par ligne.

Le prompt de demande d'information

Tu m'aides à écrire un mail de demande d'information professionnel, clair et facile à traiter.

À qui j'écris : [fonction ; client / fournisseur / administration / collègue d'un autre service]
Ce que je connais de lui : [premier contact / relation habituelle]
L'information ou le document dont j'ai besoin : [liste précise]
Pourquoi j'en ai besoin : [pour finaliser un devis, préparer une livraison, compléter un dossier]
Pour quand : [JJ/MM/AAAA], parce que [raison du délai]
Ce qui peut l'aider à répondre vite : [référence de dossier, numéro de commande, pièce jointe]

Tâche : rédige le mail.
Contraintes :
- l'objet dit ce que je demande et la date limite ;
- la demande apparaît dans les deux premières phrases ;
- les questions sont numérotées, une par ligne, formulées pour qu'on puisse y répondre brièvement ;
- 130 mots au plus, ton [cordial / formel], vouvoiement ;
- termine en proposant une alternative si l'information n'est pas disponible (« si vous n'avez pas encore X, indiquez-moi quand vous l'aurez »).
Si ma demande est floue, pose-moi des questions avant de rédiger.

À vérifier dans la réponse :

• Chaque question ne demande qu'une chose. « Pouvez-vous me confirmer le délai et le prix ? » est deux questions.
• Le délai est justifié : une date sans raison est souvent ignorée.
• Les références (numéro de dossier, de commande) sont exactes.

Demander un document à un client

Attestation, plan, bon de commande signé, informations de facturation : on a besoin du client pour avancer.

J'ai besoin que le client m'envoie [document] pour [raison concrète : lancer la commande, établir la facture, planifier l'intervention].
Sans ce document, [conséquence : la date du JJ/MM ne pourra pas être tenue].
Rédige un mail de 90 mots au plus, aimable, qui explique en une phrase à quoi sert le document, précise le format attendu ([PDF, photo, signé]) et la date limite, et dit clairement la conséquence d'un retard sans ton de reproche.

Demander un renseignement à un fournisseur

Je demande à un fournisseur [disponibilité / délai / caractéristique technique / conditions] pour [produit ou prestation].
Contexte : [quantité, date de besoin, lieu de livraison].
Rédige un mail de 100 mots au plus, avec les questions numérotées, et précise que j'attends une réponse avant le [JJ/MM/AAAA] pour décider.

À vérifier : n'indiquez votre budget ou les offres d'autres fournisseurs que si vous l'avez décidé : l'assistant peut les reprendre dans le mail si vous les avez mentionnés dans le prompt.

Écrire à une administration ou à un organisme

J'écris à [organisme] au sujet de [dossier, référence].
Ma question : [question précise].
Ce que j'ai déjà fait ou consulté : [démarches, pages lues].
Rédige un mail formel de 120 mots au plus : objet avec la référence du dossier, présentation de l'entreprise en une ligne, question claire, pièces jointes listées, formule de politesse sobre.

Indiquer ce que vous avez déjà consulté évite de recevoir en réponse le lien vers la page que vous avez déjà lue.

Le test du collègue

La documentation d'Anthropic sur le prompting propose un test pour vérifier qu'un prompt est clair : le montrer à un collègue qui ne connaît pas le sujet, et voir s'il comprend ce qu'on attend. Le même test vaut pour votre mail de demande. Avant d'envoyer, demandez à l'assistant :

Lis ce mail comme si tu étais le destinataire et que tu ne connaissais pas le dossier.
Dis-moi en une phrase ce qu'on te demande et pour quand. Puis liste ce qui pourrait te faire hésiter ou te faire poser une question en retour.

Si la phrase de résumé ne correspond pas à ce que vous vouliez demander, le mail n'est pas prêt.

Les éléments d'une demande qui obtient une réponse

Sans réponse à la date prévue, passez à la page relancer quelqu'un qui ne répond pas.